Minggu, 02 Januari 2011

Penyusutan Arsip

  1. Pengertian
    1. Penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi volume arsip dengan cara memindahkan, menyerahkan, dan memusnahkan.
    2. Nilai guna arsip adalah nilai arsip berdasarkan kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.
    3. Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip, berdasarkan kepada nilai guna yang terkandung di dalamnya.
    4. Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya ada jenis arsip. Jangka waktu penyimpanan, dan keterangn simpan. Keterangan simpan maksudnya apakah arsip tersebut arsip permanen, dapat dimusnahkan atau akan dinilai kembali.
  2. Ruang Lingkup Pemusnahan Arsip
    1. Penyusutan arsip dilihat dari aktivitas pelaksanaannya, antara lain:
      1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan di lingkungan suatu instansi/lembaga/kantor/organisasi.
      2. Penyerahan arsip

        Tata cara penyerahan arsip dilaksanakan sebagai berikut:

        1. Arsip-arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/kantor/organisasi diserahkan pada kantor arsip daerah sesuai dengan fungsi kantor arsip daerah, yaitu menyimpan dan menata arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih, arsip permanen, dan arsip yang akan/perlu dinilai kembali statusnya.
        2. Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah kepada kantor arsip nasional Republik Indonesia.
      3. Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna

        Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan secara terpusat di kantor arsip daerah atau dilakukan oleh masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi, yaitu untuk arsip inaktif yang retensinya di bawah 10 tahun.

    2. Penyusutan arsip berdasarkan asal usul atau pencipta arsip, yaitu arsip-arsip yang diterima dan diciptakan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi.
    3. Arsip-arsip titipan dari badan swasta atau perorangan tidak dilakukan penyusutan, dengan maksud melindungi arsip-arsip tersebut dari kemungkinan kerusakan, kehilangan maupun penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
  3. Jadwal Retensi
    1. Maksud diterbitkannya jadwal/daftar retensi ini antara lain untuk:
      1. Memberi pedoman tentang lamanya penyimpanan arsip pada unit pengolah, pada unit kearsipan dan arsip-arsip yang dapat dimusnahkan serta diserahkan arsip nasional;
      2. Memisahkan penyimpanan arsip aktif dengan inaktif sehingga mempermudah pengawasan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan;
      3. Melancarkan kegiatan penyusutan arsip yang mengacu ke arah efisiensi pengelolaan kearsipan berkaitan dengan pertimbangan keterbatasan sarana, prasarana, tenaga, dan biaya;
      4. Meningkatkan bobot dan kualitas arsip-arsip yang disimpan kendati dalam jumlah yang sedikit.
    2. Tujuan dari diterbitkannya jadwal daftar retensi adalah:
      1. Terwujudnya kepastian dan ketertiban serta keakuratan penyusutan arsip guna menghindari terjadinya pemusnahan arsip yang mengandung informasi penting untuk keperluan pertanggungjawaban maupun pembuktian.
      2. Pengelola arsip dan unsur terkait akan memperoleh keleluasaan untuk melakukan penafsiran dikarenakan sifat jadwal retensi arsip yang tidak mutlak. Penafsiran dapat secara terkoordinasi dan terpadu sejalan dengan dinamikan penyelenggaraan tugas dan fungsi pemerintahan atau instansi/lembaga/kantor/organisasi dalam arti luas.
    3. Cara penetapan jadwal retensi

      Jadwal retensi merupakan pedoman melaksanakan penyusutan arsip yang sejak semula telah diperhitungkan aspek nilai guna setiap masalah arsip yang bertalian. Penilaian arsip berdasarkan atas:

      1. Tujuan kearsipan yang tersirat pada pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971, yaitu terjaminnya keselamatan bahan pertanggungjawaban dan tersedianya bahan pertanggungjawaban tersebut apabila diperlukan pada masa sekarang dan pada masa yang akan datang;
      2. Jadwal retensi;
      3. Nilai arsip yang bertalian, bagi kepentingan pemerintah, badan swasta dan masyarakat;
      4. Peraturan perundang-undangan yang ada kaitannya dengan arsip yang dinilai;
      5. Kaitan arsip yang bertalian dengan arsip lainnya yang masih bernilai guna;
      6. Pengalaman para pejabat atau pendapat dari instansi/lembaga/kantor/organisasi terkait;
      7. Pendapat ilmuwan.
    4. Nilai guna arsip
      1. Nilai guna primer

        adalah nilai guna arsip bagi kepentingan instansi/lembaga/kantor/organisasi penciptanya, dalam rangka pelaksanaan fungsi-fungsinya pada masa kini maupun pada masa yang akan datang. Nilai guna primer meliputi:

        1. Nilai guna administrasi
          1. Nilai guna administrasi dapat diartikan sebagai kebijakan dan prosedur yang diperlukan guna penyelesaian kegiatan organisasi. Arsip memiliki nilai guna administrasi apabila arsip yang bertalian dapat membantu organisasi untuk melaksanakan kegiatan yang sedang berlangsung.
          2. Suatu arsip dinyatakan tidak lagi memiliki nilai guna administrasi apabila:
            1. Arsip tersebut selesai perannya dalam menunjang pelaksanaan administrasi;
            2. Tujuan telah tercapai;
            3. Masalah telah dapat diselesaikan; dan
            4. Arsip yang disimpan hanya bersifat preventif, yaitu untuk melindungi dari kemungkinan terjadinya kesalahan administrasi.
        2. Nilai guna hukum
          1. Arsip yang mempunyai nilai guna hukum apabila berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum; baik berupa hak dan kewajiban warga negara maupun pemerintah.
          2. Contoh: arsip hasil proses pengadilan, keputusan, ketetapan perjanjian dan lain sebagainya.
          3. Berakhirnya nilai guna hukum apabila:
            1. Tindakan-tindakan hukum telah dilengkapi/diselesaikan;
            2. Tujuan utama telah dicapai;
            3. Hak-hak organisasi telah terlindungi;
            4. Hak-hak individu yang terlibat terlindungi;
            5. Kewajiban yang timbul sebagai akibat dari suatu kebijakan atau kegiatan telah terpenuhi;
            6. Tidak diperlukan lagi untuk keperluan pembuktian pada masa datang; dan
            7. Produk hukum, misal UU Surat Keputusan Gubernur, telah digantikan oleh produk hukum serupa yang umurnya lebih muda.
        3. Nilai guna keuangan
          1. Arsip yang memiliki nilai guna keuangan adalah arsip yang informasinya menggambarkan tentang bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi, dan dibelanjakan. Dengan kata lain, nilai guna keuangan berkaitan dengan kebijakan keuangan, transaksi, dan pertanggungjawaban.
          2. Arsip-arsip yang mempunyai nilai guna keuangan antara lain peraturan daerah tentang pendapatan daerah, APBN, pertanggungjawaban keuangan, laporan pemeriksaan keuangan, dsb.
          3. Nilai guna keuangan akan berakhir apabila:
            1. Kepentingan pengawasan dan pemeriksaan telah terpenuhi;
            2. Tujuan utama telah tercapai;
            3. Hak-hak organisasi dalam kaitannya dengan transaksi keuangan telah terlindungi;
            4. Transaksi keuangan telah selesai dilaksanakan, tanpa adanya klaim dari salah satu pihak;
            5. Kewajiban yang timbul sebagai akibat dari suatu transaksi keuangan telah terpenuhi; dan
            6. Tidak diperlukan lagi untuk keperluan pembuktian pada masa datang.
        4. Nilai guna ilmiah
          1. Arsip yang bernilai guna ilmiah dan teknologi mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat dari hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
          2. Arsip jenis ini menyediakan data bagi para peneliti, apabila hasil penelitian tersebut tidak segera dipublikasikan dalam waktu yang relatif lama, maka arsip tersebut mempunyai masa simpan/retensi yang relatif lama pula.
        5. Nilai guna perorangan
          1. Nilai guna perorangan dapat diartikan sebagai arsip yang bertalian yang mengandung informasi mengenai seseorang.
          2. Arsip yang bernilai guna perorangan jangka waktunya cukup lama, bahkan sebagian di antaranya dinyatakan sebagai arsip permanen. Dengan kata lain mempunyai masa waktu penyimpanan yang tidak terbatas dan tidak boleh dimusnahkan.
          3. Contoh: akta kelahiran, surat kawin, surat adopsi;surat kematian; surat silsilah keluarga, dsb.
      2. Nilai guna sekunder

        adalah nilai arsip sesuai kegunaan arsip berdasarkan kepentingan lembaga/instansi/organisasi lain atau kepentingan umum di luar lembaga/instansi/organisasi pencipta arsip. Nilai guna sekunder meliputi:

        1. Nilai guna kebuktian (evidential value)
          1. Nilai guna kebuktian dapat diartikan sebagai arsip yang mengandung kebenaran yang menjelaskan tentang bukti-bukti keberadaan suatu organisasi beserta fungsi-fungsinya.
          2. Arsip jenis ini memberikan penjelasan tentang aspek-aspek penting suatu organasasi, seperti asal-usul suatu organisasi; perubahan beserta perkembangannya; peranan administrasinya dan peranan operasionalnya; kebijakan; fungsi-fungsi; prosedur; dan aktivitas lainnya.
          3. Semua arsip yang memiliki nilai guna kebuktian harus disimpan secara permanen.
        2. Nilai guna informasional
          1. Nilai guna informasional adalah nilai guna yang berkaitan dengan informasi yang terkandung dalam arsip.
          2. Nilai guna informasi antara lain tentang:
            1. Orang dan badan usaha
              1. Arsip yang memberikan informasi tentang orang, tidak banyak memiliki nilai penelitian kecuali berkaitan dengan orang-orang penting, baik yang bertalian dengan pemerintah maupun kehidupan kemasyarakatan lainnya.
              2. Arsip yang memberikan informasi mengenai badan usaha.
            2. Benda, adalah nilai informasi tentang benda berkaitan dengan bangunan bersejarah, kapal perang, hak cipta dan hak paten.
            3. Tempat, adalah informasi kartografi tempat berkaitan dengan tempat-tempat khusus, baik pada tingkat daerah seperti pedesaan maupun negara atau unit-unit geografi lainnya, serta arsip yang memberikan keterangan mengenai karakter geografis suatu tempat dan sekitarnya atau hubungan antara budaya dengan lingkungannya.
            4. Gejala (fenomenal), adalah arsip yang mengandung informasi mengenai gejala atau fenomena yang menggambarkan kondisi-kondisi, aktivitas, peristiwa, situasi, dan lain sebagainya.
    5. Cara menghitung jadwal retensi

      Beberapa contoh cara menghitung retensi arsip, antara lain:

      1. Arsip Penetapan Peraturan Negara (Undang-undang) atau Perda dihitung sejak diundangkan dalam Lembaran Negara atau Lembaran Daerah;
      2. Arsip Penetapan Keputusan dan surat keputusan dihitung sejak surat keputusan tersebut dikeluarkan, dilihat dari tanggal terbit;
      3. Arsip surat keputusan yang bersifat operasional, surat edaran, instruksi dan surat keputusan, di lingkungan pemerintah daerah yang tidak perlu diundangkan dalam Lembaran Daerah, dihitung sejak selesai didistribusikan;
      4. Arsip pembangunan gedung dihitung sejak peresmian gedung;
      5. Arsip pemeliharaan gedung, renovasi, dan sejenisnya dihitung setelah timbang terima dan masa pemeliharaan. Perizinan dihitung mulai dicabutnya perizinan tersebut;
      6. Arsip sewa-menyewa dihitung setelah perjanjian sewa-menyewa tersebut berakhir dan tidak diperpanjang lagi;
      7. Arsip tukar-menukar dihitung setelah akte tukar-menukar selesai dibuat;
      8. Arsip penyelesaian sengketa dihitung setelah adanya keputusan eksekusi dari pengadilan dan tidak ada keberatan atau pengajuan naik banding;
      9. Arsip daftar alamat dihitung sejak adanya daftar alamat baru;
      10. Arsip laporan dihitung sejak laporan tersebut diterima dan tidak dipermasalahkan lagi;
      11. Arsip penghargaan, dihitung mulai dari pemberian penghargaan itu;
      12. Arsip tender/pelelangan dihitung setelah penetapan pemenang dan tidak ada pengajuan keberatan; dan
      13. Dsb.
    6. Pengendalian pelaksanaan retensi arsip
      1. Untuk menghindari makin bertambahnya arsip/berkas yang belum terkelola, kepala unit kearsipan instansi/lembaga/organisasi dapat melakukan pengendalian kegiatan penyusutan arsip pada setiap instansi/lembaga/organisasinya.
      2. Dalam rangka pengendalian pelaksanaan retensi arsip, setiap kepala unit kearsipan dapat melakukan kegiatan seperti:
        1. Menerima pemindahan arsip dari unit pengolah yang berdasarkan jadwal retensi arsip termasuk kategori arsip dinamis inaktif;
        2. Memberitahukan kepada unit pengolah, disertai daftar berkas yang telah melampaui waktu retensi, bila unit pengolah tidak melaksanakan kegiatan pemindahan arsip/warrkat/berkas yang telah dikategorikan sebagai arsip dinamis inaktif;
        3. Memberikan teguran kepada unit pengolah apabila arsip dinamis inaktif belum juga dipindahkan kepada unit kearsipan; dan
        4. Memberikan izin kepada unit pengolah untuk memperpanjang retensi arsip sesuai dengan surat pemohonan perpanjangan retensi.
  4. Prosedur Penyusutan Arsip
    1. Penyusutan arsip menganut asas sentralisasi dalam kebijakan dan desentralisasi dalam pelaksanaan. Melalui asas tersebut dimungkinkan adanya penyusutan arsip yang dilaksanakan secara terpusat, namun tidak menutup kemungkinan dilakukan di daerah/kantor cabang.
    2. Dengan adanya azas ini dapat dipetik beberapa manfaat pelaksanaan penyusutan, yakni:
      1. Adanya keseragaman persepsi terhadap jenis dan lamanya masa simpan arsip yang akan disusutkan baik di pusat maupun di daerah.
      2. Untuk menjaga kehati-hatian terhadap pelaksanaan penyusutan arsip, sangat diperlukan adanya koordinasi dengan badan-badan atau lembaga-lembaga yang berkaitan, yang tempat kedudukannya di pusat, seperti BEPEKA, Arsip Nasional, BKN dan kementerian yang terkait.
      3. Menghemat biaya pengiriman arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
    3. Pelaksanaan penyusutan arsip
      1. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah kepada unit kearsipan instansi/lembaga/organisasi terkait
      2. Kegiatannya meliputi:
        1. Penyeleksian arsip inaktif oleh unit pengolah;
        2. Pengelompokan arsip tersebut secara lengkap dalam bentuk seri, rubrik, atau dosier;
        3. Pembuatan daftar pertelaan; dan
        4. Pelaksanaan pemindahan arsip dinamis inaktif kepada unit kearsipan, disertai dengan berita acara pemindahannya dalam daftar pertelaan.
    4. Penyerahan arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/ organisasi kepada kantor arsip nasional/daerah
      1. Penyerahan arsip ini dikhususkan bagi arsip-arsip yang mempunyai jadwal retensi 10 tahun lebih atau kurang dari 10 tahun tetapi menurut jadwal retensi harus disimpan permanen, atau arsip yang berdasarkan penilaian harus diperpanjang penyimpanannya.
      2. Pemindahan arsip dari unit kearsipan ke kantor arsip nasional/daerah dilaksanakan sekurang-kurangnya dua tahun sekali atas izin dari pimpinan instansi/lembaga/organisasi yang bertalian.
      3. Kegiatan penyerahan arsip inaktif pada unit kearsipan antara lain:
        1. Pengecekan arsip-arsip yang dipindahkan oleh unit pengolah, disesuaikan dengandaftar pertelaan;
        2. Pengecekan kelengkapan berkas dan penyempurnaan penyusunan bentuk, seri, rubrik atau dosier;
        3. Membuat daftar pertelaan sekaligus dengan deskripsi/gambaran arsipnya secara lengkap;
        4. Melakukan penyampulan pada arsip-arsip yang masa simpannya lebih dari tiga tahun;
        5. Melakukan perawatan/pemeliharaan arsip-arsip tersebut selama beada pada unit kearsipan;
        6. Setiap dua tahun melakukan penyeleksian arsip inaktif yang akan dipindahkan ke kantor arsip nasional/daerah;
        7. Rencana pemindahan arsip inaktif ini terlebih dahulu dikonsultasikan dan dikoordinasikan dengan kantor nasional/daerah.
    5. Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah ke kantor arsip nasional RI
      1. Jenis-jenis arsip statis yang diserahkan:
        1. Arsip yang tercantum dalam jadwal retensi arsip sebagai arsip yang harus disimpan permanen;
        2. Arsip-arsip yang dalam jadwal retensi arsip tergolong sebagai arsip yang harus dinilai kembali berdasarkan pertimbangan panitia penilai arsip dan mendapat persetujuan gubernur, harus disimpan permanen; dan
        3. Formulir yang digunakan untuk kegiatan penyerahan arsip statis.
      2. Beberapa ciri arsip yang dapat dipertimbangkan untuk disimpan sebagai arsip statis ialah arsip yang mengandung:
        1. Sejarah;
        2. Pembuktian dan pertanggungjawaban nasional;
        3. Bukti tentang orang, lembaga, benda dan gejala yang punya ruang lingkup nasional;
        4. Informasinya bermanfaat secara nasional;
        5. Informasinya mencerminkan identitas dan kebudayaan bangsa; dan
        6. Hasil-hasil penelitian yang bermanfaat bagi kepentingan para ilmuwan, pemerintah dan masyarakat.
      3. Langkah-langkah kegiatan yang ditempuh dalam proses penyerahan arsip statis:
        1. Penilaian arsip inaktif yang sudah melampaui batas penyimpanannya oleh panitia penilaian dan pemusnahan arsip;
        2. Konsultasi ke departemen dalam negeri dan arsip nasional Republik Indonesia mengenai arsip-arsip permanen yang akan diserahkan sebagai arsip berdasarkan hasil rapat panitia penilaian arsip;
        3. Permohonan persetujuan kepada gubernur tentang arsip statis yang akan diserahkan; dan
        4. Pelaksanaan penyerahan arsip statis oleh gubernur, dihadiri oleh instansi terkait.
    6. Pemusnahan arsip
      1. Arsip-arsip yang dimusnahkan ialah arsip-arsip yang sudah secara tegas dan rinci ditetapkan dalam Surat Keputusan Gubernur sebagai arsip yang sudah tidak bernilai guna.
      2. Proses penetapannya menempuh langkah-langkah sebagai berikut:
        1. Penilaian arsip inaktif yang sudah melampaui batas waktu penyimpanannya oleh panitia penilai dan pemusnah arsip;
        2. Konsultasi pada departemen dalam negeri dan arsip nasional Republik Indonesia khusus bagi arsip-arsip inaktif yang retensinya 10 tahun atau lebih;
        3. Penetapan arsip-arsip yang akan dimusnahkan dalam surat keputusan gubernur dengan berlandaskan kepada pendapat instansi pusat;
        4. Pelaksanaan pemusnahan arsip.
  5. Tata Cara Penilaian Arsip yang Akan Dimusnahkan dan Diserahkan Ke Arsip Nasional Republik Indonesia
    1. Persiapan penilaian
      1. Penyeleksian arsip yang sudah berakhir masa penyimpanannya dan selanjutnya memisahkan arsip yang sudah diseleksi, agar mudah melakukan pengecekan;
      2. Pembuatan daftar pertelaan arsip sebagai hasil penyeleksian, dilengkapi retensi arsip masing-masing dan data lain yang dipandang perlu sebagai bahan rapat panitia penilai dan pemusnah arsip;
      3. Koordinasi dan konsultasi dengan unit kerja dan instansi terkait;
      4. Penyiapan penyelenggaraan rapat panitia penilai dan pemusnah arsip.
    2. Pelaksanaan penilaian arsip
      1. Penilaian arsip dilakukan oleh panitia dan pemusnah arsip bersama instansi terkait terhadap arsip-arsip yang sudah melampaui masa penyimpanannya. Penilaian dilakukan secara berjenjang yaitu:
        1. Penilaian di lingkungan instansi dan selanjutnya hasil penilaian tersebut disampaikan kepada panitia penilai dan pemusnah arsip tingkat propinsi disertai usul dan pertimbangan penyusutannya;
        2. Panitia penilaian dan pemusnah arsip propinsi menugaskan sekretariat panitia penilai arsip untuk mengkaji ulang arsip yang diusulkan penyusutannya. Apabila diperlukan, sekretariat dapat melakukan pengecekan kepada depo arsip instansi yang bersangkutan dan berkonsultasi kepada instansi terkait baik di tingkat pusat maupun daerah;
        3. Pembahasan dan pelaksanaan penilaian arsip oleh panitia penilaian dan pemusnah arsip bersama-sama instansi yang ada kaitannya dengan arsip-arsip yang dinilai;
        4. Penyampaian laporan kepada gubernur, sekaligus dilengkapi permohonan persetujuan serta penetapan mengenai arsip-arsip yang akan dimusnahkan atau diserahkan kepada arsip nasional Republik Indonesia.
      2. Tim penilai dan pemusnah arsip ditetapkan oleh gubernur.
    3. Langkah-langkah pemusnahan arsip
      1. Pelaksanaan pemusnahan di unit kearsipan instansi
        1. Pemusnahan nonarsip, duplikasi, dan barang kuasi
          1. Menyeleksi nonarsip, duplikasi dan barang kuasi yang akan dimusnahkan;
          2. Membuat daftar pertelaan nonarsip, duplikasi dan barang kuasi yang akan dimusnahkan;
          3. Konsultasi dan permintaan oleh Itwil, khusus arsip-arsip barang kuasi;
          4. Konsultasi dan meminta persetujuan kepada tim penilaian dan pemusnah arsip propinsi melalui kantor arsip daerah propinsi;
          5. Membuat keputusan panitia penilai dan pemusnah arsip tentang pengesahan pemusnahan nonarsip, duplikasi dan barang kuasi dilampiri berita acara pemusnahan dan daftar pertelaan yang dimusnahkan;
          6. Memberikan laporan pelaksanaan pemusnahan kepada kantor arsip daerah, dilengkapi dengan keputusan panitia penilai dan pemusnah arsip yang dilampiri berita acara pemusnah dan daftar pertelaan yang dimusnahkan;
        2. Pemusnahan arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun
          1. Menyeleksi arsip-arsip yang retensinya sudah berakhir;
          2. Membuat daftar pertelaan arsip yang akan diusulkan pemusnahannya;
          3. Pembahasan oleh panitia penilai dan pemusnah arsip instansi;
          4. Konsultasi dan meminta persetujuan kepada panitia penilai dan pemusnah arsip propinsi melalui kantor arsip daerah propinsi;
          5. Dibuatkan keputusan gubernur tentang pengesahan pemusnahan arsip di instansi yang bersangkutan, dilampiri berita acara pemusnahan dan daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan;
          6. Pelaksanaan pemusnahan dengan disaksikan oleh panitia penilai dan pemusnah arsip dan pejabat yang ditunjuk dari kantor arsip daerah propinsi;
          7. Memberikan laporan pelaksanaan pemusnahan kepada kantor arsip daerah, dilengkapi dengan keputusan gubernur tentang pelaksanaan pemusnahan arsip yang dilampiri dengan berita acara pemusnahan dan daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan;
      2. Pelaksanaan pemusnahan arsip di kantor arsip daerah
        1. Menyeleksi arsip-arsip yang retensinya sudah berakhir;
        2. Membuat daftar pertelaan arsip yang akan diusulkan pemusnahannya;
        3. Pembahasan oleh panitia penilai dan pemusnah arsip propinsi;
        4. Konsultasi dan koordinasi ke departemen dalam negeri dan arsip nasional Republik Indonesia, khusus untuk arsip-arsip keuangan terlebih dulu harus konsultasi ke BEPEKA dan BAKN untuk arsip-arsip kepegawaian;
        5. Dibuatkan keputusan gubernur tentang pengesahan pemusnahan arsip yang akan dimusnahkan dengan berita acara pemusnahan dan daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan;
        6. Pelaksanaan pemusnahan, disaksikan oleh panitia penilai dan pemusnah arsip, bilamana perlu dapat disaksikan oleh pejabat dan Itwilprop, Sospol, Kejaksaan dan aparat keamanan;
        7. Membuat laporan pelaksanaan pemusnahan arsip ke departemen dalam negeri dan arsip nasional Republik Indonesia dilengkapi dengan keputusan gubernur yang dilampiri dengan berita acara pemusnahan dan daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan.
    4. Cara pemusnahan arsip
      1. Pemusnahan arsip harus total, artinya bahwa fisik arsip dan informasi yang terkandung di dalamnya tidak bisa dikenali lagi.
      2. Ada beberapa cara pemusnahan yang baik, antara lain dengan cara dibakarl dicercah, atau menggunakan cairan kimia.


         

*******

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar