Penyusutan Arsip

1. Pengertian
   
   1. Penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi volume arsip dengan cara memindahkan, menyerahkan, dan memusnahkan.
      
   2. Nilai guna arsip adalah nilai arsip berdasarkan kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.
      
   3. Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan suatu arsip, berdasarkan kepada nilai guna yang terkandung di dalamnya.
      
   4. Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang berisi sekurang-kurangnya ada jenis arsip. Jangka waktu penyimpanan, dan keterangn simpan. Keterangan simpan maksudnya apakah arsip tersebut arsip permanen, dapat dimusnahkan atau akan dinilai kembali.
      
2. Ruang Lingkup Pemusnahan Arsip
   
   1. Penyusutan arsip dilihat dari aktivitas pelaksanaannya, antara lain:
      
      1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengelola ke unit kearsipan di lingkungan suatu instansi/lembaga/kantor/organisasi.
         
      2. Penyerahan arsip
         

         Tata cara penyerahan arsip dilaksanakan sebagai berikut:
         

         1. Arsip-arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/kantor/organisasi diserahkan pada kantor arsip daerah sesuai dengan fungsi kantor arsip daerah, yaitu menyimpan dan menata arsip yang retensinya 10 tahun atau lebih, arsip permanen, dan arsip yang akan/perlu dinilai kembali statusnya.
            
         2. Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah kepada kantor arsip nasional Republik Indonesia.
            
      3. Pemusnahan arsip yang sudah tidak bernilai guna
         

         Pelaksanaan pemusnahan arsip dapat dilakukan secara terpusat di kantor arsip daerah atau dilakukan oleh masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi, yaitu untuk arsip inaktif yang retensinya di bawah 10 tahun.
         

   2. Penyusutan arsip berdasarkan asal usul atau pencipta arsip, yaitu arsip-arsip yang diterima dan diciptakan dalam rangka penyelenggaraan tugas dan fungsi masing-masing instansi/lembaga/kantor/organisasi.
      
   3. Arsip-arsip titipan dari badan swasta atau perorangan tidak dilakukan penyusutan, dengan maksud melindungi arsip-arsip tersebut dari kemungkinan kerusakan, kehilangan maupun penyalahgunaan oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
      
3. Jadwal Retensi
   
   1. Maksud diterbitkannya jadwal/daftar retensi ini antara lain untuk:
      
      1. Memberi pedoman tentang lamanya penyimpanan arsip pada unit pengolah, pada unit kearsipan dan arsip-arsip yang dapat dimusnahkan serta diserahkan arsip nasional;
         
      2. Memisahkan penyimpanan arsip aktif dengan inaktif sehingga mempermudah pengawasan dan penemuan kembali arsip yang diperlukan;
         
      3. Melancarkan kegiatan penyusutan arsip yang mengacu ke arah efisiensi pengelolaan kearsipan berkaitan dengan pertimbangan keterbatasan sarana, prasarana, tenaga, dan biaya;
         
      4. Meningkatkan bobot dan kualitas arsip-arsip yang disimpan kendati dalam jumlah yang sedikit.
         
   2. Tujuan dari diterbitkannya jadwal daftar retensi adalah:
      
      1. Terwujudnya kepastian dan ketertiban serta keakuratan penyusutan arsip guna menghindari terjadinya pemusnahan arsip yang mengandung informasi penting untuk keperluan pertanggungjawaban maupun pembuktian.
         
      2. Pengelola arsip dan unsur terkait akan memperoleh keleluasaan untuk melakukan penafsiran dikarenakan sifat jadwal retensi arsip yang tidak mutlak. Penafsiran dapat secara terkoordinasi dan terpadu sejalan dengan dinamikan penyelenggaraan tugas dan fungsi pemerintahan atau instansi/lembaga/kantor/organisasi dalam arti luas.
         
   3. Cara penetapan jadwal retensi
      

      Jadwal retensi merupakan pedoman melaksanakan penyusutan arsip yang sejak semula telah diperhitungkan aspek nilai guna setiap masalah arsip yang bertalian. Penilaian arsip berdasarkan atas:
      

      1. Tujuan kearsipan yang tersirat pada pasal 3 UU No. 7 Tahun 1971, yaitu terjaminnya keselamatan bahan pertanggungjawaban dan tersedianya bahan pertanggungjawaban tersebut apabila diperlukan pada masa sekarang dan pada masa yang akan datang;
         
      2. Jadwal retensi;
         
      3. Nilai arsip yang bertalian, bagi kepentingan pemerintah, badan swasta dan masyarakat;
         
      4. Peraturan perundang-undangan yang ada kaitannya dengan arsip yang dinilai;
         
      5. Kaitan arsip yang bertalian dengan arsip lainnya yang masih bernilai guna;
         
      6. Pengalaman para pejabat atau pendapat dari instansi/lembaga/kantor/organisasi terkait;
         
      7. Pendapat ilmuwan.
         
   4. Nilai guna arsip
      
      1. Nilai guna primer
         

         adalah nilai guna arsip bagi kepentingan instansi/lembaga/kantor/organisasi penciptanya, dalam rangka pelaksanaan fungsi-fungsinya pada masa kini maupun pada masa yang akan datang. Nilai guna primer meliputi:
         

         1. Nilai guna administrasi
            
            1. Nilai guna administrasi dapat diartikan sebagai kebijakan dan prosedur yang diperlukan guna penyelesaian kegiatan organisasi. Arsip memiliki nilai guna administrasi apabila arsip yang bertalian dapat membantu organisasi untuk melaksanakan kegiatan yang sedang berlangsung.
               
            2. Suatu arsip dinyatakan tidak lagi memiliki nilai guna administrasi apabila:
               
               1. Arsip tersebut selesai perannya dalam menunjang pelaksanaan administrasi;
                  
               2. Tujuan telah tercapai;
                  
               3. Masalah telah dapat diselesaikan; dan
                  
               4. Arsip yang disimpan hanya bersifat preventif, yaitu untuk melindungi dari kemungkinan terjadinya kesalahan administrasi.
                  
         2. Nilai guna hukum
            
            1. Arsip yang mempunyai nilai guna hukum apabila berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum; baik berupa hak dan kewajiban warga negara maupun pemerintah.
               
            2. Contoh: arsip hasil proses pengadilan, keputusan, ketetapan perjanjian dan lain sebagainya.
               
            3. Berakhirnya nilai guna hukum apabila:
               
               1. Tindakan-tindakan hukum telah dilengkapi/diselesaikan;
                  
               2. Tujuan utama telah dicapai;
                  
               3. Hak-hak organisasi telah terlindungi;
                  
               4. Hak-hak individu yang terlibat terlindungi;
                  
               5. Kewajiban yang timbul sebagai akibat dari suatu kebijakan atau kegiatan telah terpenuhi;
                  
               6. Tidak diperlukan lagi untuk keperluan pembuktian pada masa datang; dan
                  
               7. Produk hukum, misal UU Surat Keputusan Gubernur, telah digantikan oleh produk hukum serupa yang umurnya lebih muda.
                  
         3. Nilai guna keuangan
            
            1. Arsip yang memiliki nilai guna keuangan adalah arsip yang informasinya menggambarkan tentang bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi, dan dibelanjakan. Dengan kata lain, nilai guna keuangan berkaitan dengan kebijakan keuangan, transaksi, dan pertanggungjawaban.
               
            2. Arsip-arsip yang mempunyai nilai guna keuangan antara lain peraturan daerah tentang pendapatan daerah, APBN, pertanggungjawaban keuangan, laporan pemeriksaan keuangan, dsb.
               
            3. Nilai guna keuangan akan berakhir apabila:
               
               1. Kepentingan pengawasan dan pemeriksaan telah terpenuhi;
                  
               2. Tujuan utama telah tercapai;
                  
               3. Hak-hak organisasi dalam kaitannya dengan transaksi keuangan telah terlindungi;
                  
               4. Transaksi keuangan telah selesai dilaksanakan, tanpa adanya klaim dari salah satu pihak;
                  
               5. Kewajiban yang timbul sebagai akibat dari suatu transaksi keuangan telah terpenuhi; dan
                  
               6. Tidak diperlukan lagi untuk keperluan pembuktian pada masa datang.
                  
         4. Nilai guna ilmiah
            
            1. Arsip yang bernilai guna ilmiah dan teknologi mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat dari hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
               
            2. Arsip jenis ini menyediakan data bagi para peneliti, apabila hasil penelitian tersebut tidak segera dipublikasikan dalam waktu yang relatif lama, maka arsip tersebut mempunyai masa simpan/retensi yang relatif lama pula.
               
         5. Nilai guna perorangan
            
            1. Nilai guna perorangan dapat diartikan sebagai arsip yang bertalian yang mengandung informasi mengenai seseorang.
               
            2. Arsip yang bernilai guna perorangan jangka waktunya cukup lama, bahkan sebagian di antaranya dinyatakan sebagai arsip permanen. Dengan kata lain mempunyai masa waktu penyimpanan yang tidak terbatas dan tidak boleh dimusnahkan.
               
            3. Contoh: akta kelahiran, surat kawin, surat adopsi;surat kematian; surat silsilah keluarga, dsb.
               
      2. Nilai guna sekunder
         

         adalah nilai arsip sesuai kegunaan arsip berdasarkan kepentingan lembaga/instansi/organisasi lain atau kepentingan umum di luar lembaga/instansi/organisasi pencipta arsip. Nilai guna sekunder meliputi:
         

         1. Nilai guna kebuktian (evidential value)
            
            1. Nilai guna kebuktian dapat diartikan sebagai arsip yang mengandung kebenaran yang menjelaskan tentang bukti-bukti keberadaan suatu organisasi beserta fungsi-fungsinya.
               
            2. Arsip jenis ini memberikan penjelasan tentang aspek-aspek penting suatu organasasi, seperti asal-usul suatu organisasi; perubahan beserta perkembangannya; peranan administrasinya dan peranan operasionalnya; kebijakan; fungsi-fungsi; prosedur; dan aktivitas lainnya.
               
            3. Semua arsip yang memiliki nilai guna kebuktian harus disimpan secara permanen.
               
         2. Nilai guna informasional
            
            1. Nilai guna informasional adalah nilai guna yang berkaitan dengan informasi yang terkandung dalam arsip.
               
            2. Nilai guna informasi antara lain tentang:
               
               1. Orang dan badan usaha
                  
                  1. Arsip yang memberikan informasi tentang orang, tidak banyak memiliki nilai penelitian kecuali berkaitan dengan orang-orang penting, baik yang bertalian dengan pemerintah maupun kehidupan kemasyarakatan lainnya.
                     
                  2. Arsip yang memberikan informasi mengenai badan usaha.
                     
               2. Benda, adalah nilai informasi tentang benda berkaitan dengan bangunan bersejarah, kapal perang, hak cipta dan hak paten.
                  
               3. Tempat, adalah informasi kartografi tempat berkaitan dengan tempat-tempat khusus, baik pada tingkat daerah seperti pedesaan maupun negara atau unit-unit geografi lainnya, serta arsip yang memberikan keterangan mengenai karakter geografis suatu tempat dan sekitarnya atau hubungan antara budaya dengan lingkungannya.
                  
               4. Gejala (fenomenal), adalah arsip yang mengandung informasi mengenai gejala atau fenomena yang menggambarkan kondisi-kondisi, aktivitas, peristiwa, situasi, dan lain sebagainya.
                  
   5. Cara menghitung jadwal retensi
      

      Beberapa contoh cara menghitung retensi arsip, antara lain:
      

      1. Arsip Penetapan Peraturan Negara (Undang-undang) atau Perda dihitung sejak diundangkan dalam Lembaran Negara atau Lembaran Daerah;
         
      2. Arsip Penetapan Keputusan dan surat keputusan dihitung sejak surat keputusan tersebut dikeluarkan, dilihat dari tanggal terbit;
         
      3. Arsip surat keputusan yang bersifat operasional, surat edaran, instruksi dan surat keputusan, di lingkungan pemerintah daerah yang tidak perlu diundangkan dalam Lembaran Daerah, dihitung sejak selesai didistribusikan;
         
      4. Arsip pembangunan gedung dihitung sejak peresmian gedung;
         
      5. Arsip pemeliharaan gedung, renovasi, dan sejenisnya dihitung setelah timbang terima dan masa pemeliharaan. Perizinan dihitung mulai dicabutnya perizinan tersebut;
         
      6. Arsip sewa-menyewa dihitung setelah perjanjian sewa-menyewa tersebut berakhir dan tidak diperpanjang lagi;
         
      7. Arsip tukar-menukar dihitung setelah akte tukar-menukar selesai dibuat;
         
      8. Arsip penyelesaian sengketa dihitung setelah adanya keputusan eksekusi dari pengadilan dan tidak ada keberatan atau pengajuan naik banding;
         
      9. Arsip daftar alamat dihitung sejak adanya daftar alamat baru;
         
      10. Arsip laporan dihitung sejak laporan tersebut diterima dan tidak dipermasalahkan lagi;
          
      11. Arsip penghargaan, dihitung mulai dari pemberian penghargaan itu;
          
      12. Arsip tender/pelelangan dihitung setelah penetapan pemenang dan tidak ada pengajuan keberatan; dan
          
      13. Dsb.
          
   6. Pengendalian pelaksanaan retensi arsip
      
      1. Untuk menghindari makin bertambahnya arsip/berkas yang belum terkelola, kepala unit kearsipan instansi/lembaga/organisasi dapat melakukan pengendalian kegiatan penyusutan arsip pada setiap instansi/lembaga/organisasinya.
         
      2. Dalam rangka pengendalian pelaksanaan retensi arsip, setiap kepala unit kearsipan dapat melakukan kegiatan seperti:
         
         1. Menerima pemindahan arsip dari unit pengolah yang berdasarkan jadwal retensi arsip termasuk kategori arsip dinamis inaktif;
            
         2. Memberitahukan kepada unit pengolah, disertai daftar berkas yang telah melampaui waktu retensi, bila unit pengolah tidak melaksanakan kegiatan pemindahan arsip/warrkat/berkas yang telah dikategorikan sebagai arsip dinamis inaktif;
            
         3. Memberikan teguran kepada unit pengolah apabila arsip dinamis inaktif belum juga dipindahkan kepada unit kearsipan; dan
            
         4. Memberikan izin kepada unit pengolah untuk memperpanjang retensi arsip sesuai dengan surat pemohonan perpanjangan retensi.
            
4. Prosedur Penyusutan Arsip
   
   1. Penyusutan arsip menganut asas sentralisasi dalam kebijakan dan desentralisasi dalam pelaksanaan. Melalui asas tersebut dimungkinkan adanya penyusutan arsip yang dilaksanakan secara terpusat, namun tidak menutup kemungkinan dilakukan di daerah/kantor cabang.
      
   2. Dengan adanya azas ini dapat dipetik beberapa manfaat pelaksanaan penyusutan, yakni:
      
      1. Adanya keseragaman persepsi terhadap jenis dan lamanya masa simpan arsip yang akan disusutkan baik di pusat maupun di daerah.
         
      2. Untuk menjaga kehati-hatian terhadap pelaksanaan penyusutan arsip, sangat diperlukan adanya koordinasi dengan badan-badan atau lembaga-lembaga yang berkaitan, yang tempat kedudukannya di pusat, seperti BEPEKA, Arsip Nasional, BKN dan kementerian yang terkait.
         
      3. Menghemat biaya pengiriman arsip-arsip yang akan dimusnahkan.
         
   3. Pelaksanaan penyusutan arsip
      
      1. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah kepada unit kearsipan instansi/lembaga/organisasi terkait
         
      2. Kegiatannya meliputi:
         
         1. Penyeleksian arsip inaktif oleh unit pengolah;
            
         2. Pengelompokan arsip tersebut secara lengkap dalam bentuk seri, rubrik, atau dosier;
            
         3. Pembuatan daftar pertelaan; dan
            
         4. Pelaksanaan pemindahan arsip dinamis inaktif kepada unit kearsipan, disertai dengan berita acara pemindahannya dalam daftar pertelaan.
            
   4. Penyerahan arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/ organisasi kepada kantor arsip nasional/daerah
      
      1. Penyerahan arsip ini dikhususkan bagi arsip-arsip yang mempunyai jadwal retensi 10 tahun lebih atau kurang dari 10 tahun tetapi menurut jadwal retensi harus disimpan permanen, atau arsip yang berdasarkan penilaian harus diperpanjang penyimpanannya.
         
      2. Pemindahan arsip dari unit kearsipan ke kantor arsip nasional/daerah dilaksanakan sekurang-kurangnya dua tahun sekali atas izin dari pimpinan instansi/lembaga/organisasi yang bertalian.
         
      3. Kegiatan penyerahan arsip inaktif pada unit kearsipan antara lain:
         
         1. Pengecekan arsip-arsip yang dipindahkan oleh unit pengolah, disesuaikan dengandaftar pertelaan;
            
         2. Pengecekan kelengkapan berkas dan penyempurnaan penyusunan bentuk, seri, rubrik atau dosier;
            
         3. Membuat daftar pertelaan sekaligus dengan deskripsi/gambaran arsipnya secara lengkap;
            
         4. Melakukan penyampulan pada arsip-arsip yang masa simpannya lebih dari tiga tahun;
            
         5. Melakukan perawatan/pemeliharaan arsip-arsip tersebut selama beada pada unit kearsipan;
            
         6. Setiap dua tahun melakukan penyeleksian arsip inaktif yang akan dipindahkan ke kantor arsip nasional/daerah;
            
         7. Rencana pemindahan arsip inaktif ini terlebih dahulu dikonsultasikan dan dikoordinasikan dengan kantor nasional/daerah.
            
   5. Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah ke kantor arsip nasional RI
      
      1. Jenis-jenis arsip statis yang diserahkan:
         
         1. Arsip yang tercantum dalam jadwal retensi arsip sebagai arsip yang harus disimpan permanen;
            
         2. Arsip-arsip yang dalam jadwal retensi arsip tergolong sebagai arsip yang harus dinilai kembali berdasarkan pertimbangan panitia penilai arsip dan mendapat persetujuan gubernur, harus disimpan permanen; dan
            
         3. Formulir yang digunakan untuk kegiatan penyerahan arsip statis.
            
      2. Beberapa ciri arsip yang dapat dipertimbangkan untuk disimpan sebagai arsip statis ialah arsip yang mengandung:
         
         1. Sejarah;
            
         2. Pembuktian dan pertanggungjawaban nasional;
            
         3. Bukti tentang orang, lembaga, benda dan gejala yang punya ruang lingkup nasional;
            
         4. Informasinya bermanfaat secara nasional;
            
         5. Informasinya mencerminkan identitas dan kebudayaan bangsa; dan
            
         6. Hasil-hasil penelitian yang bermanfaat bagi kepentingan para ilmuwan, pemerintah dan masyarakat.
            
      3. Langkah-langkah kegiatan yang ditempuh dalam proses penyerahan arsip statis:
         
         1. Penilaian arsip inaktif yang sudah melampaui batas penyimpanannya oleh panitia penilaian dan pemusnahan arsip;
            
         2. Konsultasi ke departemen dalam negeri dan arsip nasional Republik Indonesia mengenai arsip-arsip permanen yang akan diserahkan sebagai arsip berdasarkan hasil rapat panitia penilaian arsip;
            
         3. Permohonan persetujuan kepada gubernur tentang arsip statis yang akan diserahkan; dan
            
         4. Pelaksanaan penyerahan arsip statis oleh gubernur, dihadiri oleh instansi terkait.
            
   6. Pemusnahan arsip
      
      1. Arsip-arsip yang dimusnahkan ialah arsip-arsip yang sudah secara tegas dan rinci ditetapkan dalam Surat Keputusan Gubernur sebagai arsip yang sudah tidak bernilai guna.
         
      2. Proses penetapannya menempuh langkah-langkah sebagai berikut:
         
         1. Penilaian arsip inaktif yang sudah melampaui batas waktu penyimpanannya oleh panitia penilai dan pemusnah arsip;
            
         2. Konsultasi pada departemen dalam negeri dan arsip nasional Republik Indonesia khusus bagi arsip-arsip inaktif yang retensinya 10 tahun atau lebih;
            
         3. Penetapan arsip-arsip yang akan dimusnahkan dalam surat keputusan gubernur dengan berlandaskan kepada pendapat instansi pusat;
            
         4. Pelaksanaan pemusnahan arsip.
            
5. Tata Cara Penilaian Arsip yang Akan Dimusnahkan dan Diserahkan Ke Arsip Nasional Republik Indonesia
   
   1. Persiapan penilaian
      
      1. Penyeleksian arsip yang sudah berakhir masa penyimpanannya dan selanjutnya memisahkan arsip yang sudah diseleksi, agar mudah melakukan pengecekan;
         
      2. Pembuatan daftar pertelaan arsip sebagai hasil penyeleksian, dilengkapi retensi arsip masing-masing dan data lain yang dipandang perlu sebagai bahan rapat panitia penilai dan pemusnah arsip;
         
      3. Koordinasi dan konsultasi dengan unit kerja dan instansi terkait;
         
      4. Penyiapan penyelenggaraan rapat panitia penilai dan pemusnah arsip.
         
   2. Pelaksanaan penilaian arsip
      
      1. Penilaian arsip dilakukan oleh panitia dan pemusnah arsip bersama instansi terkait terhadap arsip-arsip yang sudah melampaui masa penyimpanannya. Penilaian dilakukan secara berjenjang yaitu:
         
         1. Penilaian di lingkungan instansi dan selanjutnya hasil penilaian tersebut disampaikan kepada panitia penilai dan pemusnah arsip tingkat propinsi disertai usul dan pertimbangan penyusutannya;
            
         2. Panitia penilaian dan pemusnah arsip propinsi menugaskan sekretariat panitia penilai arsip untuk mengkaji ulang arsip yang diusulkan penyusutannya. Apabila diperlukan, sekretariat dapat melakukan pengecekan kepada depo arsip instansi yang bersangkutan dan berkonsultasi kepada instansi terkait baik di tingkat pusat maupun daerah;
            
         3. Pembahasan dan pelaksanaan penilaian arsip oleh panitia penilaian dan pemusnah arsip bersama-sama instansi yang ada kaitannya dengan arsip-arsip yang dinilai;
            
         4. Penyampaian laporan kepada gubernur, sekaligus dilengkapi permohonan persetujuan serta penetapan mengenai arsip-arsip yang akan dimusnahkan atau diserahkan kepada arsip nasional Republik Indonesia.
            
      2. Tim penilai dan pemusnah arsip ditetapkan oleh gubernur.
         
   3. Langkah-langkah pemusnahan arsip
      
      1. Pelaksanaan pemusnahan di unit kearsipan instansi
         
         1. Pemusnahan nonarsip, duplikasi, dan barang kuasi
            
            1. Menyeleksi nonarsip, duplikasi dan barang kuasi yang akan dimusnahkan;
               
            2. Membuat daftar pertelaan nonarsip, duplikasi dan barang kuasi yang akan dimusnahkan;
               
            3. Konsultasi dan permintaan oleh Itwil, khusus arsip-arsip barang kuasi;
               
            4. Konsultasi dan meminta persetujuan kepada tim penilaian dan pemusnah arsip propinsi melalui kantor arsip daerah propinsi;
               
            5. Membuat keputusan panitia penilai dan pemusnah arsip tentang pengesahan pemusnahan nonarsip, duplikasi dan barang kuasi dilampiri berita acara pemusnahan dan daftar pertelaan yang dimusnahkan;
               
            6. Memberikan laporan pelaksanaan pemusnahan kepada kantor arsip daerah, dilengkapi dengan keputusan panitia penilai dan pemusnah arsip yang dilampiri berita acara pemusnah dan daftar pertelaan yang dimusnahkan;
               
         2. Pemusnahan arsip yang retensinya kurang dari 10 tahun
            
            1. Menyeleksi arsip-arsip yang retensinya sudah berakhir;
               
            2. Membuat daftar pertelaan arsip yang akan diusulkan pemusnahannya;
               
            3. Pembahasan oleh panitia penilai dan pemusnah arsip instansi;
               
            4. Konsultasi dan meminta persetujuan kepada panitia penilai dan pemusnah arsip propinsi melalui kantor arsip daerah propinsi;
               
            5. Dibuatkan keputusan gubernur tentang pengesahan pemusnahan arsip di instansi yang bersangkutan, dilampiri berita acara pemusnahan dan daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan;
               
            6. Pelaksanaan pemusnahan dengan disaksikan oleh panitia penilai dan pemusnah arsip dan pejabat yang ditunjuk dari kantor arsip daerah propinsi;
               
            7. Memberikan laporan pelaksanaan pemusnahan kepada kantor arsip daerah, dilengkapi dengan keputusan gubernur tentang pelaksanaan pemusnahan arsip yang dilampiri dengan berita acara pemusnahan dan daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan;
               
      2. Pelaksanaan pemusnahan arsip di kantor arsip daerah
         
         1. Menyeleksi arsip-arsip yang retensinya sudah berakhir;
            
         2. Membuat daftar pertelaan arsip yang akan diusulkan pemusnahannya;
            
         3. Pembahasan oleh panitia penilai dan pemusnah arsip propinsi;
            
         4. Konsultasi dan koordinasi ke departemen dalam negeri dan arsip nasional Republik Indonesia, khusus untuk arsip-arsip keuangan terlebih dulu harus konsultasi ke BEPEKA dan BAKN untuk arsip-arsip kepegawaian;
            
         5. Dibuatkan keputusan gubernur tentang pengesahan pemusnahan arsip yang akan dimusnahkan dengan berita acara pemusnahan dan daftar pertelaan arsip yang akan dimusnahkan;
            
         6. Pelaksanaan pemusnahan, disaksikan oleh panitia penilai dan pemusnah arsip, bilamana perlu dapat disaksikan oleh pejabat dan Itwilprop, Sospol, Kejaksaan dan aparat keamanan;
            
         7. Membuat laporan pelaksanaan pemusnahan arsip ke departemen dalam negeri dan arsip nasional Republik Indonesia dilengkapi dengan keputusan gubernur yang dilampiri dengan berita acara pemusnahan dan daftar pertelaan arsip yang dimusnahkan.
            
   4. Cara pemusnahan arsip
      
      1. Pemusnahan arsip harus total, artinya bahwa fisik arsip dan informasi yang terkandung di dalamnya tidak bisa dikenali lagi.
         
      2. Ada beberapa cara pemusnahan yang baik, antara lain dengan cara dibakarl dicercah, atau menggunakan cairan kimia.
         

         
          

*******

Pemeliharaan dan Perawatan Arsip

1. Pengertian
   
   1. Pemeliharaan, merupakan usaha pengamanan arsip agar terawat dengan baik, sehingga mencegah kemungkinan adanya kerusakan dan hilangnya arsip.
      
   2. Perawatan, merupakan kegiatan mempertahankan kondisi arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan pada arsip yang rusak agar informasinya tetap terpelihara.
      
2. Pemeliharaan
   
   1. Pemeliharaan lingkungan
      

      Faktor-faktor yang harus diperhatikan dalam pemeliharaan lingkungan, antara lain:
      

      1. Petugas arsip harus:
         
         1. Jujur dan dapat menyimpan rahasia
            
         2. Disiplin
            
         3. Terampil dan cekatan
            
         4. Terdidik dan terlatih
            
         5. Rapi dan bersih.
            
      2. Depo arsip
         
         1. Ruang tempat penyimpanan arsip harus cukup luas, bersih, dan terang.
            
         2. Menggunakan bahan bangunan yang tidak mudah rusak dimakan rayap, terbakar, dan dinding/lantai tidak lembab.
            
         3. Lokasi bangunan berada di daerah yang aman, jauh dari pengaruh banjir dan bencana alam lainnya.
            
         4. Temperatur suhu dan kelembaban disesuaikan dengan kebutuhan penyimpanan.
            
      3. Peralatan
         

      Peralatan kearsipan seperti rak, filing cabinet, roll opack, lemari gambar yang berkualitas baik dan memenuhi standardisasi yang telah ditentukan.
      

   2. Pemeliharaan arsip audio visual dan elektronik
      
      1. Pemeliharaan arsip rekaman suara (audio)
         
         1. Menjaga kebersihan lingkungan dan fisik arsip rekaman suara secara teratur.
            
         2. Master copy dibuatkan duplikasi copynya, sesuai dengan media yang standar agar master copy tetap terjaga dengan baik.
            
         3. Arsip rekaman suara diperiksa informasi mutu suaranya, setiap enam bulan sekali diputar dalam kecepatan normal.
            
         4. Piringan/kaset disimpan dalam lemari standar disusun secara vertikal.
            
         5. Kondisi lingkungan harus stabil. Temperatur suhu berkisar antara 4℃-16℃ dan kelembaban berkisar antara 40%-60% RH.
            
      2. Pemeliharaan arsip rekaman gambar (still visual)
         
         1. Menjaga kebersihan lingkungan dan perawatan fisik arsip secara teratur.
            
         2. Membuat duplikat copy dari jenis arsip yang ada, yaitu apabila yang ada foto positif, maka dibuatkan foto negatifnya dan apabila yang ada foto negatifnya dibuatkan foto positifnya.
            
         3. Arsip foto negatif disimpan dalam sampul (amplop) yang terbuat dari bahan polyester transparan atau dalam sampul berukuran besar yang terbuat dari bahan yang kandungan asamnya rendah.
            
         4. Arsip foto positif disimpan dalam amplop kertas yang berukuran besar yang terbuat dari bahan yang kandungan asamnya rendah, yaitu berkisar antara pH 7-8. Disimpan terpisah antara foto positif dan negatif dalam lemari yang berukuran standar serta ditata secara horizontal.
            
         5. Suhu ruangan tempat penyimpanan arsip perlu dijaga kestabilannya. Tetap berkisar antara 18℃-21℃, dengan kelembaban berkisar 40% RH. Sedangkan untuk foto berwarna, suhu tempat penyimpanan dijaga agar tetap stabil di antara 0℃-5℃.
            
      3. Pemeliharaan arsip moving audio visual (film dan video)
         
         1. Memelihara dan merawat peralatan film dan video.
            
         2. Memelihara media arsip film dan video, antara lain dengan cara:
            
            1. Membersihkan debu dan jamur yang menempel pada pita film.
               
            2. Menjaga kebersihan lingkungan dan kestabilan suhu tempat penyimpanan arsip (18℃-22℃ dan kelembaban 55%-65% RH untuk film hitam putih).
               
            3. Memutar film dan video dalam kecepatan normal sekurang-kurangnya 6 bulan sekali.
               
            4. Membuat duplikat dari master copy untuk keperluan layanan informasi agar master copy tetap terjaga.
               
            5. Menyambung kembali pita film/video yang putus dengan menggunakan cellotape.
               
      4. Pemeliharaan arsip elektronik
         
         1. Pengamanan informasi dilakukan dengan cara:
            
            1. Menciptakan prosedur standar pengoperasian (SOP) yang dapat menjamin keamanan terhadap kemungkinan penggunaan informasi secara tidak sah oleh pihak-pihak yang tidak berhak.
               
            2. Pemeliharaan hardware secara berkala serta melakukan penyesuaian hardware dengan kemajuan teknologi (updating).
               
            3. Pemeliharaan software secara berkala serta melakukan penyesuaian software dengan kemajuan teknologi (updating).
               
         2. Pemeliharaan fisik arsip elektronik melalui upaya:
            
            1. Penggunaan hardware yang berkualitas baik.
               
            2. Penggunaan software asli (bukan bajakan).
               
            3. Memback-up data/informasi pada arsip elektronik secara berkala.
               
            4. Menyimpan arsip elektronik pada tempat terlindung dari medan magnet, debu, atau panas yang berlebihan.
               
            5. Menjaga kestabilan suhu tempat arsip tersebut berada. Antara 11℃-22℃ dan kelembaban antara 45%-65% RH.
               
   3. Fumigasi
      
      1. Fumigasi adalah suatu upaya untuk mencegah agar kerusakan fisik arsip secara berkelanjutan dapat dihindari, mengobati atau mematikan faktor-faktor perusak biologis dan mensterilkan arsip agar tidak berbau yang mengganggu penciuman serta menyegarkan udara agar tidak menimbulkan penyakit bagi manusia, terutama petugas kearsipan.
         
      2. Syarat untuk mendapatkan hasil optimal dari tindakan fumigasi, yaitu:
         
         1. Pelaksana yang profesional.
            
         2. Tepat sasaran, maksudnya bahan kimia yang digunakan memang diperuntukkan bagi pembasmian hama tertentu yang sedang menyerang fisik arsip.
            
         3. Metode yang digunakan tepat.
            
         4. Tepat waktu pelaksanaan.
            
      3. Metode pelaksanaan fumigasi
         

         Pemilihan metode pelaksanaan fumigasi didasarkan atas volume dan jenis arsip yang akan difumigasi, antara lain:
         

         1. Fumigasi ruangan
            

            Metode fumigasi di dalam ruangan dilaksanakan pada ruangan tempat arsip tersebut disimpan. Ruangan tersebut harus memenuhi persyaratan untuk pelaksanaan fumigasi agar tidak membahayakan kesehatan manusia dan menjamin efektivitas pelaksanaan.
            

         2. Fumigasi di bawah penutup
            

            Fumigasi di bawah penutup dilakukan di dalam ruangan/gedung yang besar tetapi volume arsipnya relatif sedikit. Arsip yang akan difumigasi ditutup dengan plastik polyethilene yang memenuhi syarat untuk keperluan itu.
            

         3. Fumigasi bertahap
            

            Fumigasi dilaksanakan pada ruangan khusus dengan desain tertentu. Ruangan tersebut dilengkapi dengan pipa sebagai instalasi penyaluran bahan kimia fumigasi dan dilengkapi pula dengan blower untuk menarik udara sisi fumigasi keluar dari ruangan. Fumigasi dengan metode ini dapat dilakukan dengan biaya yang relatif lebih efisien.
            

      4. Bahan dan sarana fumigasi
         
         1. Fumigant (bahan kimia untuk fumigasi)
            
            1. Carbon disulfida
               
            2. Tymol kristal
               
            3. Methyl bromide
               
            4. Phospine
               
            5. Carbon chlorida
               
         2. Sarana fumigasi
            
            1. Masker gas
               
            2. Mesin detektor
               
            3. Lampu halida
               
            4. Sarung tangan
               
            5. Jas lab
               
            6. Lakban
               
            7. Timbangan
               
            8. Gelas ukur
               
            9. Selang gas
               
            10. Plastik polyethilene
                
            11. Mesin fumigasi/tabung gas
                
      5. Langkah-langkah fumigasi
         
         1. Persiapan
            
            1. Pembukaan setiap boks, sampul bundel arsip yang akan difumigasi.
               
            2. Pengontrolan terhadap kemungkinan kebocoran gas.
               
            3. Pengontrolan agar area fumigasi tidak dilalui oleh makhluk hidup.
               
            4. Memasang rambu/tanda di sekitar area fumigasi.
               
            5. Pengontrolan dan pengawasan terhadap area atau bagian-bagian tempat fumigasi yang secara teknis dianggap rawan terjadinya kesalahan.
               
            6. Pembukaan tabung gas sesuai dengan konsentrasi yang diinginkan.
               
         2. Pelaksanaan fumigasi
            
            1. Pembukaan tabung gas dilakukan secara perlahan sesuai dengan konsentrasi yang diinginkan.
               
            2. Penutupan tabung gas setelah konsentrasi bahan kimia yang diinginkan tepat takaran.
               
            3. Pencabutan selang gas dan menutup kembali lubang bekas selang gas.
               
            4. Kontrol kebocoran gas selama proses fumigasi berjalan.
               
         3. Purna fumigasi
            
            1. Pembukaan penutup setelah proses fumigasi selesai.
               
            2. Membuka seluruh ventilasi agar sirkulasi udara dapat berjalan normal kembali.
               
            3. Pembebasan udara dari pengaruh fumigasi dilakukan selama 6-12 jam.
               
            4. Pengontrolan/pengukuran udara dengan mesin detektor.
               
         4. Evaluasi hasil fumigasi
            

            Evaluasi hasil fumigasi dapat dilakukan dengan memeriksa setiap bundel arsip. Apakah faktor biologis penyebab kerusakan arsip tersebut mati atau tidak, atau membuat percobaan dengan memasukkan binatang serangga ke dalam lokasi fumigasi. Apabila ternyata binatang tersebut mati maka pelaksanaan fumigasi tersebut dinyatakan berhasil atau sebaliknya, apabila binatang tersebut tidak mati maka pelaksanaan fumigasi harus diulangi.
            

3. Perawatan
   
   1. Membersihkan arsip
      
      1. Arsip-arsip yang kotor diletakkan di atas meja pada ruangan yang telah disediakan.
         
      2. Bersihkan kotoran yang menempel pada tiap lembaran arsip dengan alat pembersih yang tidak merusak arsip, sesuai dengan jenis kotorannya.
         
      3. Bersihkan kotoran dan debu yang menempel pada lembaran arsip mulai dari tengah-tengah bidang ke arah pinggir dengan menggunakan spons, kuas/sikat halus. Untuk kotoran yang disebabkan oleh jamur dapat digunakan penghapus karet.
         
      4. Untuk arsip-arsip yang dijilid seperti dalam bentuk buku, dapat digunakan mesin penyedot debu berukuran kecil selama tidak merusak fisik kertas/arsip.
         
      5. Arsip yang telah selesai dibersihkan disimpan pada tempat yang terpidah dari arsip yang akan datang dan sedang dalam proses pembersihan, untuk selanjutnya ditata kembali.
         
   2. Menghilangkan noda dan bercak
      
      1. Lem kertas dengan menggunakan air hangat.
         
      2. Lak dengan acceton.
         
      3. Minyak ter dengan gasoline/benzene.
         
      4. Cat dengan alkohol dicampur benzene.
         
      5. Lilin (wax) dengan gasoline, chloroform.
         
      6. Jamur dengan ethylene, alkohol benzene.
         
      7. Lumpur dengan air steril dicampur amonia.
         
      8. Lemak/minyak dengan alkohol dan benzene.
         
      9. Lipstik dengan asam tatrate 5% dicampur air.
         
      10. Pernis dengan alkohol/benzene.
          
      11. Cellotape dengan trichloroethane.
          
   3. Menangani arsip basah
      
      1. Untuk kotoran debu dan lumpur yang melekat pada lembaran arsip/jilid arsip yang dibukukan, dapat dicuci dengan menggunakan air dingin dan detergen.
         
      2. Cara membersihkan kotoran tersebut di atas dilakukan dengan menggunakan kapas atau spons dengan cara diusap (tidak ditekan).
         
      3. Mengeringkannya dilakukan dengan cara:
         
         1. Menempatkan arsip dalam ruangan yang kering dan dilengkapi dengan exhaust fan yang dipasang selama 24 jam dengan kelembaban udara berkisar 35%-50% RH.
            
         2. Arsip dalam bentuk lembaran diletakkan lembar perlembar di atas kertas penyerap (blofting). Untuk arsip yang berbentuk buku, pada setiap lembarannya disisipkan kertas penyerap yang diganti bila basah.
            
         3. Untuk mencegah tumbuhnya jamur, pada setiap 10 lembar arsip disisipkan kertas thymole.
            
   4. Memutihkan kertas
      

      Memutihkan kembali warna kertas dari arsip yang berubah warna yang disebabkan oleh faktor usia, kurangnya pemeliharaan dan perawatan, dapat diatasi dengan menggunakan bahan kimia melalui proses seperti di bawah ini:
      

      1. Persiapan
         
         1. Arsip yang berdasarkan penelitian dinyatakan/dikategorikan sebagai arsip yang mengalami perubahan warna, dikumpulkan untuk dilakukan proses pemutihan kembali.
            
         2. Menyiapkan peralatan yang digunakan dalam proses pemutihan.
            
         3. Menyiapkan bahan kimia yang diperlukan, antara lain Kalium Permanganat; Asam Acetate; Asam Oksalat; Natrium Sulfat; Amonia; Hidrogen Peroxida; dan Chlorine.
            
      2. Pencucian
         

         Kertas yang telah diproses kemudian dicuci untuk menghilangkan pengaruh zat kimia yang masih menempel pada saat proses pemutihan yang dapat merusak serat kertas. Untuk menghindari kerusakan tersebut perlu dilakukan pencucian secara berulang sehingga bersih dari bahan kimia yang tertinggal.
         

      3. Perendaman
         

         Bahan kimia yang digunakan dalam proses pemutihan kertas yang bersifat asam dapat merusak kertas. Oleh karena itu, setelah proses pencucian segera lakukan perendaman dalam larutan penghilang asam, sehingga membentuk buffer (zat penahan) pada kertas.
         

   5. Pencucian
      

      Pencucian adalah tindak lanjut dari proses pembersihan dan pemutihan kertas. Sebelum proses pencucian dilaksanakan, dilakukan pengujian terhadap daya larut tinta pada arsip yang akan dicuci. Tahap-tahap proses pencucian adalah sebagai berikut:
      

      1. Persiapan
         
         1. Pengumpulan arsip-arsip kotor yang noda atau kotorannya tidak bisa dihilangkan dalam proses pemutihan.
            
         2. Menyiapkan peralatan, antara lain baskom plastik, air steril, detergen, alkohol, kertas thymol, kertas penyerap, penghapus karet, spons, kuas halus, lembaran plastik tipis, exhaust fan, dsb.
            
      2. Pelaksanaan proses pencucian
         
         1. Masukkan air ke dalam baskom secukupnya;
            
         2. Larutkan detergen dalam air;
            
         3. Celupkan atau rendam arsip lembar perlembar secara hati-hati ke dalam baskom;
            
         4. Bersihkan dengan menggunakan spons atau kuas halus dengan hati-hati;
            
         5. Untuk arsip yang terkena jamur, campurkan alkohol ke dalam air agar kertas menjadi kaku;
            
         6. Untuk memudahkan proses, gunakan lembaran plastik yang telah dipotong seukuran arsip agar tidak mudah robek saat pencucian;
            
         7. Untuk arsip yang berbentuk buku/berjilid, kotoran lumpur dapat dihilangkan dengan cara merendam dalam air dingin yang mengalir selama 24 jam, bersihkan kotoran tersebut dengan spons secara hati-hati. Angkat dari rendaman dan keluarkan airnya dari dalam buku dengan cara menekannya secara perlahan;
            
         8. Keringkan arsip yang telah dicuci, dalam ruangan yang dilengkapi dengan exhaust fan;
            
         9. Lembaran arsip disusun lembar per lembar dengan kertas penyerap. Ganti kertas penyerap setiap kali menjadi basah. Lakukan berulang-ulang hingga arsip kering;
            
         10. Arsip yang berbentuk buku/dijilid, pengeringannya dilakukan dengan meletakkannya dalam posisi tegak lurus dengan bagian tepi buku menghadap kipas angin. Pada tiap lembaran disisipkan kertas penyerap yang harus diganti berulang kali hingga arsip/buku tersebut menjadi kering;
             
         11. Dalam proses pengeringan, setiap 10 lembar arsip/lembaran buku diselipkan kertas thymol untuk mencegah timbulnya jamur.
             
   6. Menambal dan menyambung
      

      Pekerjaan menambal dan menyambung dilakukan untuk mengisi lubangi-lubang dan bagian-bagian yang hilang dari suatu arsip dan menyatukan kembali arsip yang robek. Hal ini berguna untuk memperkuat dan memperpanjang umur arsip. Oleh karena itu, bahan-bahan yang dipergunakan untuk menyambung dan menambal harus mempunyai warna dan kualitas yang sama dengan bahan arsip itu sendiri.
      

   7. Enkapsulasi
      
      1. Enkapsulasi adalah suatu cara untuk memelihara arsip dengan cara menggunakan bahan pelindung guna menghindarkan arsip dari kerusakan yang bersifat fisik.
         
      2. Bahan garapan dari pelaksanaan enkapsulasi yaitu arsip-arsip yang rusak karena faktor usia dan pengaruh polusi udara dan zat asam, serta arsip yang berlubang karena dimakan serangga.
         
      3. Sebelum enkapsulasi dilaksanakan hendaknya arsip yang akan diperbaiki ada dalam kondisi bersih, kering, dan bebas asam.
         
   8. Laminasi
      

      Laminasi adalah melapis suatu lembar arsip di antara dua lembar bahan penguat. Metode laminasi terdiri atas laminasi dengan tangan dan laminasi mesin dingin/panas.
      

      
       

      *******
      

Tata Kearsipan Dinamis

1. Pengertian Arsip
   
   1. Berdasarkan Fungsinya (UU No. 7 Tahun1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan)
      
      1. Arsip Dinamis
         

         adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara, perusahaan, dan organisasi lainnya.
         

         1. Arsip Dinamis Aktif
            

            ialah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi.
            

         2. Arsip Dinamis Inaktif
            

            ialah arsip-arsip inaktif yang tidak dipergunakan lagi atau frekuensi pemakaiannya oleh unit pengolah sangat jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi suatu organisasi.
            

      2. Arsip Statis
         

         adalah arsip-arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara perusahaan atau organisasi lainnya.
         

   2. Berdasarkan Peralatan Data & Informasi
      
      1. Arsip Otentik
         

         adalah arsip yang tertera/terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang bersangkutan.
         

      2. Arsip Tidak Otentik
         

         adalah arsip yang tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, microfilm, faksimile, dan arsip yang dihasilkan melalui media komputer dan peralatannya seperti hasil print out printer/e-mail, rekaman pada disket/CD/VCD, dan sebagainya.
         

   3. Kearsipan dan Tata Kearsipan Dinamis
      
      1. Kearsipan
         

         adalah seluruh kegiatan pengurusan arsip pada suatu kantor/organisasi atau suatu Administrasi Kearsipan atau Manajemen Kearsipan.
         

      2. Tata Kearsipan Dinamis
         
         1. adalah seluruh kegiatan pengurusan arsip yang dipergunakan langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara
            
         2. adalah penataan atau penyelenggaraan kegiatan pengurusan arsip yang masih dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas sehari-hari, baik yang masih aktif maupun inaktif di instansi pemerintahan (lembaga-lembaga negara/badan pemerintahan atau perusahaan atau bentuk organisasi lainnya).
            
2. Pengurusan/Penanganan Surat
   

   Pengurusan/penanganan surat terdiri atas 2 bagian, yaitu:
   

   1. Surat masuk, artinya seluruh kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengolahannya/penyelesaiannya hingga surat itu disimpan.
      
   2. Surat keluar, artinya seluruh kegiatan semenjak pembuatan surat hingga surat tersebut dikirim dan tindasannya disimpan.
      
      

   Langkah-Langkah Pengurusan/Penataan Surat
   

   1. Penyortiran Surat
      
      1. Adalah pekerjaan pemisahan dan penggolongan surat-surat dan dokumen-dokumen berdasarkan jenis dan golongannya, seperti surat pribadi atau surat dinas.
         

         Penyortiran dilakukan sebelum pembukaan sampul surat.
         

         Penyortiran dilakukan sebelum dikirimkan/didistribusikan pada unit yang berkepentingan atas surat/dokumen tersebut.
         

      2. Tujuan penyortiran surat:
         
         1. Mengetahui banyaknya dan seringnya surat-surat/dokumen-dokumen yang diterima.
            
         2. Menentukan prioritas penanganannya.
            
         3. Memudahkan pengawasan.
            
   2. Penelitian Surat
      
      1. Setelah surat-surat masuk dicatat pada buku penerimaan surat, kemudian amplop/sampul surat dibuka dan isinya dikeluarkan.
         
      2. Surat-surat yang telah dibuka satu persatu diteliti, untuk memastikan apakah ada tanda-tanda atau ciri-ciri (seperti alamat/nomor, dll.) surat sama dengan yang tertera pada amplop/sampul surat yang bertalian.
         
      3. Mencocokan jumlah lampiran dengan yang tercantum pada surat.
         
   3. Pencatatan Surat
      

      Pencatatan surat diperlukan antara lain untuk keperluan pengendalian. Dikenal dua sistem pengurusan surat yang biasa digunakan, yaitu:
      

      1. Sistem agenda
         
         1. Buku agenda
            

            adalah suatu buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat masuk dalam satu tahun. Terdapat tiga macam buku agenda, yaitu:
            

            1. Buku agenda tunggal/campuran, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus secara berurutan (campuran), pada tiap-tiap halamannya.    
               
            2. Buku agenda berpasangan, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk pada halaman sebelah kiri dan surat keluar pada halaman sebelah kanan atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
               
            3. Buku agenda kembar, yaitu pencatatan surat masuk dicatat pada buku agenda surat keluar dan surat masuk dicatat pada buku agenda surat keluar secara terpisah.
               

            Selain buku agenda, terdapat sarana lain yang harus dipersiapkan, yaitu:
            

            1. Buku perbal, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama 1 tahun.
               
            2. Buku ekspedisi, yaitu buku yang dipergunakan untuk mengantarkan surat sekaligus sebagai tanda terima surat.
               
            3. Kartu arsip/klaper, yaitu kartu yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan, terbagi menurut kode-kode surat (penggolongan surat) dengan nomor urutnya masing-masing.
               
            4. Disposisi, yaitu perintah pimpinan secara tertulis dan singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk.
               
            5. Blanko surat, yaitu lembar kertas (biasanya HVS) dengan kepala surat yang tercetak untuk membuat surat yang akan dikirim.
               
            6. Taklik, yaitu paraf kecil dari petugas yang bertanggungjawab untuk meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan.
               
            7. Cap agenda, yaitu cap segi empat (biasanya berukuran 3x6 cm) yang dibubuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda.
               
      2. Sistem kartu kendali
         

         Kartu kendali adalah saranan pencatatan untuk surat dinas penting yang berfungsi sebagai pencatatan, penyampaian, penemuan kembali sekaligus sebagai alat penyerahan arsip.
         

         Selain kartu kendali, ada sarana lain yang harus dipersiapkan, yaitu:
         

         1. Lembar pengantar, yaitu lembar yang digunakan untuk menyampaikan surat sebagai pengganti buku Ekspedisi.
            
         2. Lembar tunjuk silang, yaitu lembar isian untuk mencatat surat yang memuat lebih dari satu masalah, sebagai alat penunjuk tempat penyimpanan surat
            
         3. Indeks, yaitu tanda pengenal yang merupakan alat bantu untuk menemukan kembali arsip yang disimpan.
            
         4. Klasifikasi, yaitu penggolongan surat berdasarkan sistem penyimpanan yang dipergunakan sebagai pedoman pengaturan/penataan dan penemuan kembali arsip yang disimpan.
            
         5. Lembar disposisi, yaitu instruksi/informasi secara tertulis dan singkat dari pimpinan.
            
   4. Langkah Akhir Penanganan Surat
      
      1. Surat-surat yang masih dalam proses penyelesaian atau telah ditindaklanjuti tetapi belum dianggap tuntas sehingga sewaktu-waktu diperlukan lagi, disimpan oleh unit pengolah. Unit pengolah bertanggungjawab atas tindak lanjut surat tersebut. Surat atau berkas dalam kedudukan demikian termasuk arsip aktif.
         
      2. Surat-surat atau berkas yang benar-benar sudah tuntas ditindaklanjuti, penyimpanannya dipusatkan pada unit kearsipan sebagai arsip inaktif.    
         
3. Penyimpanan/Penataan Arsip
   
   1. Dengan menggunakan kartu arsip/kartu klaper
      
      1. Penerimaan bahan arsip
         

         Petugas penata arsip menerima bahan arsip kemudian dibaca, diteliti apakah kode yang sudah dicantumkan pada surat itu sudah sesuai dengan daftar klasifikasi. Jika berbeda segera dibetulkan dan diberitahukan hal itu kepada petugas yang membubuhi kode sebelumnya
         

      2. Pencatatan pada kartu arsip/kartu klaper
         
         1. Kartu klaper/kartu arsip dibuat dengan kertas terbal berukuran sekurang-kurangnya 15 x 10 cm.
            
         2. Satu kartu kira-kira cukup untuk mencatat 25 surart yang sejenis (berkode sama) baik untuk surat masuk maupun surat keluar
            
         3. Kartu arsip/kartu klaper dapat juga diganti dengan buku ukuran folio. Tiap lembar dianggap satu kartu.
            
      3. Pembuatan nomor arsip
         
         1. Nomor arsip diambil dari nomor urut kartu klaper untuk surat tersebut.
            
         2. Nomor arsip dibubuhkan pada surat itu di bagian tepi kertas yang mudah dibaca, sebaiknya ditulis dengan tinta merah.
            
      4. Penempatan kartu klaper
         

         Pada bagian atas kartu klaper dibuat tab dengan posisi berurutan untuk menuliskan kode tiap pokok soal, sesuai dengan daftar kode surat/daftar klasifikasi. Untuk kode yang sama dari beberapa kartu dibuatkan tab dengan posisi yang sama pula. Kartu-kartu klaper dimasukkan ke dalam kotak kartu dengan tab di atas.
         

      5. Penataan arsip
         

         Di dalam Drawer Type Filing Cabinet tiap folder (Hanging Map) yang dipergunakan diberi tab untuk menuliskan kode dan pokok soalnya. Setelah folder-folder ini dimasukkan ke dalam filing kabinet secara berurutan sesuai kodenya, selanjutnya arsip dimasukkan ke dalam folder tersebut. Surat itu disusun secara urut dengan nomor terkecil diletakkan depan, diikuti nomor berikutnya.
         

   2. Dengan menggunakan kartu kendali
      
      1. Penerimaan bahan arsip
         

         Petugas penata arsip menerima bahan arsip yang terdiri atas surat beserta lampirannya, lembar disposisi, kartu kendali merah untuk surat masuk, untuk surat keluar tanpa lembar disposisi. Setelah itu surat diteliti isinya dan keterangan dicocokkan pada kartu kendali. Setelah semuanya cocok dilanjutkan dengan penentuan indeks yang merupakan tanda pengenal, untuk memudahkan mencari arsip itu bila diperlukan.
         

      2. Pencatatan indeks dan tunjuk silang
         
         1. Setelah kode dan indeks ditentukan, kemudian dicatat di sudut kanan bawah memanjang kertas.
            
         2. Lembar tunjuk silang digunakan apabila dalam surat tersebut terdapat lebih dari satu masalah.
            
      3. Penempatan kartu kendali
         
         1. Unit kearsipan
            
            1. Kartu kendali putih (1) disimpan oleh pengarah/pencatat sebagai pengganti buku agenda.
               
            2. Kartu kendali biru/kuning/hijau (2) disimpan oleh pengendali sebagai pengganti buku ekspedisi intern dan alat pengendalian arsip juga sebagai arsip pengganti.
               
         2. Unit pengolah
            
            1. Kartu kendali merah (3) disimpan oleh petugas arpasip pada tata usaha pengolah masing-masing.
               
            2. Penyimpanan kartu kendali merah ada yang melekat pada suratnya, juga ada yang terpisah dari suratnya.
               
      4. Penataan arsip
         
         1. Sediakan guide dengan tab sesuai kode klasifikasi. Pada tab folder dituliskan kode masalah dan indeks. Surat dengan kode dan indeks yang sama dimasukkan ke dalam satu folder secara vertikal berdasarkan urutan waktu.
            
         2. Folder satu dan lainnya yang sama masalah tetapi berbeda indeksnya ditata menurut urutan abjad, diletakkan secara vertikal dalam filing kabinet.
            
4. Penemuan Kembali dan Peminjaman Arsip
   
   1. Penemuan arsip kembali
      
      1. Menggunakan kartu klaper
         
         1. Tentukan kode dan masalah dari arsip yang akan dicari. Diketahuinya kode dan masalah arsip tersebut, dapat digunakan untuk mencari kartu klaper dengan cara membaca tab kartu klaper.
            
         2. Dari kartu klaper dapat langsung diketahui ciri arsip berupa isi surat, nama pengirim/alamat. Lihat kolom nomor urut pada kartu klaper untuk mengetahui nomor arsipnya.
            
         3. Dengan mengetahui kode, masalah, dan nomor arsip akan dapat ditemukan folder dan arsip yang diperlukan.
            
      2. Menggunakan kartu kendali
         

         Apabila permintaan arsip ini dari unit kearsipan, maka pengendali lebih dulu mencari kartu kendali biru/hijau/kuning (2) dengan kode yang telah diketahui. Untuk arsip aktif setelah kartu kendali biru/hijau/kuning (2) ditemukan akan diketahui unit pengelola mana yang menyimpannya. Apabila permintaan itu langsung dari tata usaha pengolah yang bersangkutan, maka petugas arsip tata usaha pengolah dengan kode dan masalah yang sudah diketahui mencari m lagelalui label laci filing cabinet, guide, dan foldernya. Lebih cepat lagi bila indeks arsip juga diketahui, tinggal mencari folder dengan tab yang mencantumkan indeks tersebut.
         

   2. Peminjaman arsip
      
      1. Peminjaman merupakan keluarnya arsip dari tempat penyimpanannya karena dipinjam, baik oleh atasan sendiri, teman satu unit kerja, ataupun dari unit kerja lain dalam organisasi.
         
      2. Keluarnya arsip dari folder haruslah dicatat. Sistem pencatatan ini perlu dilaksanakan antara lain untuk:
         
         1. Pengganti arsip yang dipinjam (out slip)
            
         2. Menagih arsip yang sudah jatuh tempo pengembaliannya.
            
         3. Untuk menentukan aktif/pasifnya suatu arsip.
            
         4. Menilai baik buruknya pengurusan arsip suatu kantor.
            
   3. Pengembalian peminjaman arsip
      
      1. Pada waktu pengembalian arsip, setelah diteliti kelengkapannya, petugas arsip mengisi tanggal pengembalian dan tanda tangan pada lembar tembusan dalam tickler file.
         
      2. Dengan membaca kode/lokasi pada tanda peminjaman, maka diketahui tempat penyimpanannya. Tanda peminjaman asli diambil dan digantikan dengan arsip. Petugas arsip kemudian mengisi tanggal pengembalian dan tanda tangan pada tanda peminjaman asli. Serahkan pada peminjam sebagai tanda pengembalian. Bila ada arsip yang dipinjam belum dikembalikan pada tanggal jatuh tempo, maka petugas arsip harus menagihnya.
         

 

 

 

*******