Tata Kearsipan Dinamis

1. Pengertian Arsip
   
   1. Berdasarkan Fungsinya (UU No. 7 Tahun1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan)
      
      1. Arsip Dinamis
         

         adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara, perusahaan, dan organisasi lainnya.
         

         1. Arsip Dinamis Aktif
            

            ialah arsip-arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan pekerjaan di lingkungan satuan kerja pada suatu organisasi.
            

         2. Arsip Dinamis Inaktif
            

            ialah arsip-arsip inaktif yang tidak dipergunakan lagi atau frekuensi pemakaiannya oleh unit pengolah sangat jarang dan hanya dipergunakan sebagai referensi bagi suatu organisasi.
            

      2. Arsip Statis
         

         adalah arsip-arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara perusahaan atau organisasi lainnya.
         

   2. Berdasarkan Peralatan Data & Informasi
      
      1. Arsip Otentik
         

         adalah arsip yang tertera/terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip yang bersangkutan.
         

      2. Arsip Tidak Otentik
         

         adalah arsip yang tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini dapat berupa fotokopi, film, microfilm, faksimile, dan arsip yang dihasilkan melalui media komputer dan peralatannya seperti hasil print out printer/e-mail, rekaman pada disket/CD/VCD, dan sebagainya.
         

   3. Kearsipan dan Tata Kearsipan Dinamis
      
      1. Kearsipan
         

         adalah seluruh kegiatan pengurusan arsip pada suatu kantor/organisasi atau suatu Administrasi Kearsipan atau Manajemen Kearsipan.
         

      2. Tata Kearsipan Dinamis
         
         1. adalah seluruh kegiatan pengurusan arsip yang dipergunakan langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya, atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara
            
         2. adalah penataan atau penyelenggaraan kegiatan pengurusan arsip yang masih dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas sehari-hari, baik yang masih aktif maupun inaktif di instansi pemerintahan (lembaga-lembaga negara/badan pemerintahan atau perusahaan atau bentuk organisasi lainnya).
            
2. Pengurusan/Penanganan Surat
   

   Pengurusan/penanganan surat terdiri atas 2 bagian, yaitu:
   

   1. Surat masuk, artinya seluruh kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengolahannya/penyelesaiannya hingga surat itu disimpan.
      
   2. Surat keluar, artinya seluruh kegiatan semenjak pembuatan surat hingga surat tersebut dikirim dan tindasannya disimpan.
      
      

   Langkah-Langkah Pengurusan/Penataan Surat
   

   1. Penyortiran Surat
      
      1. Adalah pekerjaan pemisahan dan penggolongan surat-surat dan dokumen-dokumen berdasarkan jenis dan golongannya, seperti surat pribadi atau surat dinas.
         

         Penyortiran dilakukan sebelum pembukaan sampul surat.
         

         Penyortiran dilakukan sebelum dikirimkan/didistribusikan pada unit yang berkepentingan atas surat/dokumen tersebut.
         

      2. Tujuan penyortiran surat:
         
         1. Mengetahui banyaknya dan seringnya surat-surat/dokumen-dokumen yang diterima.
            
         2. Menentukan prioritas penanganannya.
            
         3. Memudahkan pengawasan.
            
   2. Penelitian Surat
      
      1. Setelah surat-surat masuk dicatat pada buku penerimaan surat, kemudian amplop/sampul surat dibuka dan isinya dikeluarkan.
         
      2. Surat-surat yang telah dibuka satu persatu diteliti, untuk memastikan apakah ada tanda-tanda atau ciri-ciri (seperti alamat/nomor, dll.) surat sama dengan yang tertera pada amplop/sampul surat yang bertalian.
         
      3. Mencocokan jumlah lampiran dengan yang tercantum pada surat.
         
   3. Pencatatan Surat
      

      Pencatatan surat diperlukan antara lain untuk keperluan pengendalian. Dikenal dua sistem pengurusan surat yang biasa digunakan, yaitu:
      

      1. Sistem agenda
         
         1. Buku agenda
            

            adalah suatu buku yang digunakan untuk mencatat surat-surat masuk dalam satu tahun. Terdapat tiga macam buku agenda, yaitu:
            

            1. Buku agenda tunggal/campuran, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar sekaligus secara berurutan (campuran), pada tiap-tiap halamannya.    
               
            2. Buku agenda berpasangan, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk pada halaman sebelah kiri dan surat keluar pada halaman sebelah kanan atau sebaliknya dengan nomor urut sendiri-sendiri.
               
            3. Buku agenda kembar, yaitu pencatatan surat masuk dicatat pada buku agenda surat keluar dan surat masuk dicatat pada buku agenda surat keluar secara terpisah.
               

            Selain buku agenda, terdapat sarana lain yang harus dipersiapkan, yaitu:
            

            1. Buku perbal, yaitu buku yang dipergunakan untuk mencatat surat keluar selama 1 tahun.
               
            2. Buku ekspedisi, yaitu buku yang dipergunakan untuk mengantarkan surat sekaligus sebagai tanda terima surat.
               
            3. Kartu arsip/klaper, yaitu kartu yang dipergunakan untuk mencatat surat yang akan disimpan, terbagi menurut kode-kode surat (penggolongan surat) dengan nomor urutnya masing-masing.
               
            4. Disposisi, yaitu perintah pimpinan secara tertulis dan singkat yang berkaitan dengan penyelesaian isi surat masuk.
               
            5. Blanko surat, yaitu lembar kertas (biasanya HVS) dengan kepala surat yang tercetak untuk membuat surat yang akan dikirim.
               
            6. Taklik, yaitu paraf kecil dari petugas yang bertanggungjawab untuk meneliti surat keluar yang baru diketik sebelum ditandatangani oleh pimpinan.
               
            7. Cap agenda, yaitu cap segi empat (biasanya berukuran 3x6 cm) yang dibubuhkan pada surat masuk setelah dicatat pada buku agenda.
               
      2. Sistem kartu kendali
         

         Kartu kendali adalah saranan pencatatan untuk surat dinas penting yang berfungsi sebagai pencatatan, penyampaian, penemuan kembali sekaligus sebagai alat penyerahan arsip.
         

         Selain kartu kendali, ada sarana lain yang harus dipersiapkan, yaitu:
         

         1. Lembar pengantar, yaitu lembar yang digunakan untuk menyampaikan surat sebagai pengganti buku Ekspedisi.
            
         2. Lembar tunjuk silang, yaitu lembar isian untuk mencatat surat yang memuat lebih dari satu masalah, sebagai alat penunjuk tempat penyimpanan surat
            
         3. Indeks, yaitu tanda pengenal yang merupakan alat bantu untuk menemukan kembali arsip yang disimpan.
            
         4. Klasifikasi, yaitu penggolongan surat berdasarkan sistem penyimpanan yang dipergunakan sebagai pedoman pengaturan/penataan dan penemuan kembali arsip yang disimpan.
            
         5. Lembar disposisi, yaitu instruksi/informasi secara tertulis dan singkat dari pimpinan.
            
   4. Langkah Akhir Penanganan Surat
      
      1. Surat-surat yang masih dalam proses penyelesaian atau telah ditindaklanjuti tetapi belum dianggap tuntas sehingga sewaktu-waktu diperlukan lagi, disimpan oleh unit pengolah. Unit pengolah bertanggungjawab atas tindak lanjut surat tersebut. Surat atau berkas dalam kedudukan demikian termasuk arsip aktif.
         
      2. Surat-surat atau berkas yang benar-benar sudah tuntas ditindaklanjuti, penyimpanannya dipusatkan pada unit kearsipan sebagai arsip inaktif.    
         
3. Penyimpanan/Penataan Arsip
   
   1. Dengan menggunakan kartu arsip/kartu klaper
      
      1. Penerimaan bahan arsip
         

         Petugas penata arsip menerima bahan arsip kemudian dibaca, diteliti apakah kode yang sudah dicantumkan pada surat itu sudah sesuai dengan daftar klasifikasi. Jika berbeda segera dibetulkan dan diberitahukan hal itu kepada petugas yang membubuhi kode sebelumnya
         

      2. Pencatatan pada kartu arsip/kartu klaper
         
         1. Kartu klaper/kartu arsip dibuat dengan kertas terbal berukuran sekurang-kurangnya 15 x 10 cm.
            
         2. Satu kartu kira-kira cukup untuk mencatat 25 surart yang sejenis (berkode sama) baik untuk surat masuk maupun surat keluar
            
         3. Kartu arsip/kartu klaper dapat juga diganti dengan buku ukuran folio. Tiap lembar dianggap satu kartu.
            
      3. Pembuatan nomor arsip
         
         1. Nomor arsip diambil dari nomor urut kartu klaper untuk surat tersebut.
            
         2. Nomor arsip dibubuhkan pada surat itu di bagian tepi kertas yang mudah dibaca, sebaiknya ditulis dengan tinta merah.
            
      4. Penempatan kartu klaper
         

         Pada bagian atas kartu klaper dibuat tab dengan posisi berurutan untuk menuliskan kode tiap pokok soal, sesuai dengan daftar kode surat/daftar klasifikasi. Untuk kode yang sama dari beberapa kartu dibuatkan tab dengan posisi yang sama pula. Kartu-kartu klaper dimasukkan ke dalam kotak kartu dengan tab di atas.
         

      5. Penataan arsip
         

         Di dalam Drawer Type Filing Cabinet tiap folder (Hanging Map) yang dipergunakan diberi tab untuk menuliskan kode dan pokok soalnya. Setelah folder-folder ini dimasukkan ke dalam filing kabinet secara berurutan sesuai kodenya, selanjutnya arsip dimasukkan ke dalam folder tersebut. Surat itu disusun secara urut dengan nomor terkecil diletakkan depan, diikuti nomor berikutnya.
         

   2. Dengan menggunakan kartu kendali
      
      1. Penerimaan bahan arsip
         

         Petugas penata arsip menerima bahan arsip yang terdiri atas surat beserta lampirannya, lembar disposisi, kartu kendali merah untuk surat masuk, untuk surat keluar tanpa lembar disposisi. Setelah itu surat diteliti isinya dan keterangan dicocokkan pada kartu kendali. Setelah semuanya cocok dilanjutkan dengan penentuan indeks yang merupakan tanda pengenal, untuk memudahkan mencari arsip itu bila diperlukan.
         

      2. Pencatatan indeks dan tunjuk silang
         
         1. Setelah kode dan indeks ditentukan, kemudian dicatat di sudut kanan bawah memanjang kertas.
            
         2. Lembar tunjuk silang digunakan apabila dalam surat tersebut terdapat lebih dari satu masalah.
            
      3. Penempatan kartu kendali
         
         1. Unit kearsipan
            
            1. Kartu kendali putih (1) disimpan oleh pengarah/pencatat sebagai pengganti buku agenda.
               
            2. Kartu kendali biru/kuning/hijau (2) disimpan oleh pengendali sebagai pengganti buku ekspedisi intern dan alat pengendalian arsip juga sebagai arsip pengganti.
               
         2. Unit pengolah
            
            1. Kartu kendali merah (3) disimpan oleh petugas arpasip pada tata usaha pengolah masing-masing.
               
            2. Penyimpanan kartu kendali merah ada yang melekat pada suratnya, juga ada yang terpisah dari suratnya.
               
      4. Penataan arsip
         
         1. Sediakan guide dengan tab sesuai kode klasifikasi. Pada tab folder dituliskan kode masalah dan indeks. Surat dengan kode dan indeks yang sama dimasukkan ke dalam satu folder secara vertikal berdasarkan urutan waktu.
            
         2. Folder satu dan lainnya yang sama masalah tetapi berbeda indeksnya ditata menurut urutan abjad, diletakkan secara vertikal dalam filing kabinet.
            
4. Penemuan Kembali dan Peminjaman Arsip
   
   1. Penemuan arsip kembali
      
      1. Menggunakan kartu klaper
         
         1. Tentukan kode dan masalah dari arsip yang akan dicari. Diketahuinya kode dan masalah arsip tersebut, dapat digunakan untuk mencari kartu klaper dengan cara membaca tab kartu klaper.
            
         2. Dari kartu klaper dapat langsung diketahui ciri arsip berupa isi surat, nama pengirim/alamat. Lihat kolom nomor urut pada kartu klaper untuk mengetahui nomor arsipnya.
            
         3. Dengan mengetahui kode, masalah, dan nomor arsip akan dapat ditemukan folder dan arsip yang diperlukan.
            
      2. Menggunakan kartu kendali
         

         Apabila permintaan arsip ini dari unit kearsipan, maka pengendali lebih dulu mencari kartu kendali biru/hijau/kuning (2) dengan kode yang telah diketahui. Untuk arsip aktif setelah kartu kendali biru/hijau/kuning (2) ditemukan akan diketahui unit pengelola mana yang menyimpannya. Apabila permintaan itu langsung dari tata usaha pengolah yang bersangkutan, maka petugas arsip tata usaha pengolah dengan kode dan masalah yang sudah diketahui mencari m lagelalui label laci filing cabinet, guide, dan foldernya. Lebih cepat lagi bila indeks arsip juga diketahui, tinggal mencari folder dengan tab yang mencantumkan indeks tersebut.
         

   2. Peminjaman arsip
      
      1. Peminjaman merupakan keluarnya arsip dari tempat penyimpanannya karena dipinjam, baik oleh atasan sendiri, teman satu unit kerja, ataupun dari unit kerja lain dalam organisasi.
         
      2. Keluarnya arsip dari folder haruslah dicatat. Sistem pencatatan ini perlu dilaksanakan antara lain untuk:
         
         1. Pengganti arsip yang dipinjam (out slip)
            
         2. Menagih arsip yang sudah jatuh tempo pengembaliannya.
            
         3. Untuk menentukan aktif/pasifnya suatu arsip.
            
         4. Menilai baik buruknya pengurusan arsip suatu kantor.
            
   3. Pengembalian peminjaman arsip
      
      1. Pada waktu pengembalian arsip, setelah diteliti kelengkapannya, petugas arsip mengisi tanggal pengembalian dan tanda tangan pada lembar tembusan dalam tickler file.
         
      2. Dengan membaca kode/lokasi pada tanda peminjaman, maka diketahui tempat penyimpanannya. Tanda peminjaman asli diambil dan digantikan dengan arsip. Petugas arsip kemudian mengisi tanggal pengembalian dan tanda tangan pada tanda peminjaman asli. Serahkan pada peminjam sebagai tanda pengembalian. Bila ada arsip yang dipinjam belum dikembalikan pada tanggal jatuh tempo, maka petugas arsip harus menagihnya.
         

 

 

 

*******